長くなりがちな会議を時間内で終わらせる3つの方法

このような悩みはお持ちですか？

あなたが主催する会議は長くなりがちですか？会議が長いと途中でダラけたり、決めたいことも決められないことありますよね。

長くなりがちな会議を時間内で済ませるコツはあるのでしょうか。今日はその辺を考えてみたいと思います。

会議を時間内で終わらせるには、以下の3つの考え方が大事です。

本記事では、長くなりがちな会議を短時間で済ませて、かつ主催者の目的も達成するにはどうしたら良いか、について考察します。

なお、会議の進め方や開催方法などについては、「【外資系企業流】会議の主催方法・進め方・コツ」で詳しく解説していますので、そちらも併せてご覧ください。

https://kamimoto.work/how-to-manage-english-meeting/

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会議は人の時間も使う

まずは「会議をやらずに済ませる」ことを考える

私は会議をやるときに、いつも思っていたことがあります。

それは、

「この会議、本当に必要だろうか？」

という自問です。

この問いに対して「No」であれば、会議の起案をやめます。その場合は、代わりにメールでのやりとりなどをしていました。

会議はやらないに越したことはないからです。

一番のネックは、参加者の時間調整が大変なことです。

ここで言う時間調整とは、「複数の会議出席者の空いている時間を確認して、会議の時間を確保する」ことです。

ヘタをすると皆の時間が合わずに会議が「二週間先」になることもザラです。

やむを得ず会議をやる場合に考えること

「その会議、本当に必要？」という問いに対して「Yes」の場合は、会議を起案します。

そのときに私が考えることは、

会議は30分でできるかな？

という点です。

30分あれば、議題が3～5項目くらいの議題であれば、十分に議論して結論まで行きます。「この会議は30分では足りないかも」というときは、45分にします。60分にしたこともありますが、これはよほどの議題がある場合です。

理由は、「皆忙しいから」。

会議をするときは、自分の時間だけでなく他人の時間も使うことを意識します。

そう意識するだけで、「ダラダラ長時間の会議をやる」ことに後ろめたさを感じるものです。

一連の会議手順が「実りのある会議」にするか否かの分かれ目に

会社ではいろいろなタイプの会議があります。

• 何かを決める会議
• ブレストのための会議
• 何かを報告する会議
• 定例会議

ここでは「何かを決める会議」を自分が起案するケースを考えてみます。

自分が開催する会議では「ダラダラと長い会議は絶対に避ける」ことを目標にします。

会議手順は以下となります。

以下それぞれ見ていきましょう。

議論内容を決める

会議で決めたい項目を箇条書きします。参加メンバーの誰かにお願いする場合は、それもセットで考えておきます。

これがそのまま議題（アジェンダ）になります。

アジェンダを考えるときは、「この内容で30分で終わるのか？30分で終わりにするにはどうすれば良いか」も考えます。そうすることで、会議のシナリオも見えてきます。

参加者を決める

参加者は必要最低限にします。

だいたいは3～5名くらいです。

なぜなら、大勢いると

ということが多いためです。

例えば、私はイベントを最初に企画するときは、法人営業のマネージャー、システムエンジニアのマネージャー、チャネル営業のマネージャーだけを招待しました。

このメンバーだけでも、例えばテーマ、ターゲット、セミナー内容、パートナー協業などを十分詰めることができます。

時間を決める

さきほど書いた通り、まずは「30分で済ませる」ことを考えます。

大量のアジェンダでない限り、3～5個の議題であれば、たいていの会議では30分で済むものです。

ただアジェンダにより、45分、60分になることもあります。

会議に招待する

事前に考えた「アジェンダ」とともに、参加者にメールで招待します。

そのときに気をつけるべきことがあります。

それは、「できれば相手の会議前後のスケジュールに余裕を持たせる」ということです。

会議の前後は30分以上、別スケジュールから空いているのが理想です。

会議への招待例

例えば午後2時から2時半まで会議を考えているとします。

もし参加者が午後2時半～3時まで別の会議がある場合、その人は私の会議後すぐに別会議に出なければなりません。

その場合は、午後1時半～2時までの会議に変えます。その人は、2時～2時半まで空白の時間ができ、時間的な余裕ができます。

よくあるのパターンが、例えば2時から会議を始める場合、参加者が直前の別会議に参加しているが長引いており、すぐに参加できない場合です。

会議前後のスケジュールに余裕があると、このような事態も避けられます。

もちろん複数人の参加が会議では普通ですから、全員のスケジュールが都合よく合うとは限りません。そのため、やむなく前後に余裕のない時間を設定することがあります。

しかしできれば、前後に余裕を持たせると良いでしょう。

会議する

会議の主催者として、アジェンダを見ながら議論を進めていきます。

時間内に終われば良いのですが、そうならないこともあります。

時間オーバーになるよくあるパターンは以下のような項目です。

そこで会議の起案者の登場です。

会議を能動的に仕切る

ここではうまく議論を仕切ります。

例えば話が脱線しそうになったときは、「それは今日の議題でないので別機会に話そう」として軌道修正します。

特定の人が長々としゃべりそうになったら、一旦遮断、話を要約して、それ以上しゃべらせないようにうまく誘導します。

特定の議論で長くなりそうなとき、またはいろいろな意見が出て収拾がつかなくなりそうなときは、主催者として「こうしよう」と決断します。

結局、「会議の起案者がどうしたいのか」が重要だからです。

もしその場でどうしても決断できなければ、その議題については「アクションアイテム」として会議後にフォローします。

会議後にフォローする

会議が終わったら、記憶が新鮮なうちにすみやかに議事録を参加者に送ります。

議事録には、「議論した内容と決定事項、アクションアイテム」を簡潔に書きます。

「何かを決定する会議」では、アクションアイテムがあるのが普通ですので、自分を含め各自しっかりとフォローしているかを見極めていく必要があります。

まとめ

会議をやるからには、成果を出しつつも、なるべく短時間で済ませたいものです。

これは起案者だけでなく参加者も同じ思いです。

会議を短くするのも長くするのも「主催者」次第、ということになります。

時間内に終わり成果を出すには「会議している最中」だけの話ではなく、アジェンダ検討から会議後のフォローまでの一連の手順をうまくコントロールするかにかかっています。

ではまた！