英語での会議を成功させる四つの手順

今度英語での会議をやることになった。皆の言うことが聞き取れるだろうか。
外国人と会議がある。こちらの意図がきちんと伝わるだろうか。

そのような不安感を持つことはありませんか？

私も最初は英語での会議を起案するときは不安だらけでした。

その不安は、英語のやりとりでの注意もありますが、むしろ本質的な部分は、「会議の手順」を考えることです。

その手順とは、下記の手順に沿って会議を計画し、実施することです。

会議の起案：目的を明確にする
アジェンダをまとめる：参加者に事前に知ってもらう
会議の進行：目的の達成と時間内終了を意識する
議事録作成とフォローアップ：議事録送付は速やかに、フォローアップを継続

(1) 会議の起案
(2) アジェンダをまとめる
(3) 会議の進行
1. ケース別対応法
(4) 議事録作成とフォローアップ
英語での会議は「総合力（聞く、話す、読む、書く）」が必要
まとめ

(1) 会議の起案

まずは会議のオーナーとして、あなたが会議を起案します。その際の考慮ポイントは、会議の目的と参加者、会議時間です。

例えば以下のような感じです。この例では、見込み客に向けた新規のウェビナーを企画すること、そして実施する場合はどのようなアクションアイテムが必要なのか、について議論します。

目的
- 新規の「ウェビナープロジェクト」について誰が何の項目をいつまでに行うかを決める
決めたい項目
- 訴求内容の確認、KPI（Key Performance Indicator：目標となる指標）、集客方法、担当者の割り当て、担当内容の詳細、締め切り時期
参加者
- Rebecca, Marie, John
時間
- 30分

会議の起案は毎回同じ手順を踏みますので、テンプレ化できます。英語の会議でも日本語の会議でも変わりません。

この例では社内ミーティングで、かつZoomやTeamsなどのオンラインミーティングを想定しています。

(2) アジェンダをまとめる

目的がはっきりすれば、アジェンダも自然にまとまります。

アジェンダは、会議で議論、決定したい項目を簡潔にまとめたものです。

参加者に会議の起案をするとき、できるだけアジェンダも添付して、会議の目的や背景を理解してもらいましょう。

参加者が目的や背景を事前に理解していると、会議が円滑に進み、時間内に終了する助けにもなります。

参加者が会議に参加して初めてアジェンダを知ることは避けましょう。

以下、ミーティング招集時のメール本文例です。

Hi everyone

I would like to have a brief meeting about “New Webinar” with the following agenda:

Discuss on below items
- Webinar themes
- Target customers
- How to promote the webinar
Assign resources on each action item
- Who will be the speaker
- Who will take care of email blast
- Who will notify the webinar in the company and our partners
Due date on each item
Other possible items if any

(3) 会議の進行

会議の主催者として、開始5分前くらいには会議室に入っておきましょう。参加者が入ってきたら、開始時間までは雑談して緊張をほぐすのもありです。

会議の進行は、事前に示したアジェンダに沿って行います。例えばこんな感じです。

ミーティング冒頭では下記のような感じで始めます。

OK, thank you for attending today. Let’s get started.

Today I would like to discuss with you about New webinar project, which would be a forthcoming event in a month. The purpose of this meeting is to identify action items and to assign the resources.

次に、以下のような感じで議論したい項目を話します。下記の例では、すでに提案したい内容を話しています。

Here is what I would like to talk with you today:

Webinar theme would be cyber security solutions.
Target customers would be IT and security professionals in large enterprise.
We would promote the webinar with email blasts, and sales team to notify their customers.
Metric would be 100 people registrations, 60 people attendance, and 10 qualified leads.

ここであなたの提案がメンバーの考えと一致すれば、会議はスムーズに行くでしょう。

もしメンバーから異論や異なる提案があれば、議論のうえどうするか決めます。

そして、それぞれの項目に誰をアサインするかについて話します。

Any recommendations as to who would be the speaker? I think that Andrew at Engineering department would be appropriate. I will talk to engineering manager.
Who will be speaking with sales team for the webinar? John, can you do that?
Rebecca, can you handle the setup of the webinar and email blast?

会議では、当初考えた目的の達成と、時間内に終了することを意識して会議を進めます。

この例を要約すると、下記のようなアクションアイテムになります。

ウェビナーのセットアップ・メール集客はRebeccaにやってもらう
営業への共有はJohnにやってもらう
講師依頼はあなたが行う
それぞれの締め切り日はxx月○○日まで

ケース別対応法

参加者が指定時間に来ない場合
- 2～3分程度待って、それでも来ない場合はその人にチャットや電話で連絡して、参加を促します。
- 英語フレーズ例：Marie has not shown up yet. Let’s wait for another 2 minutes. Otherwise I will ping her with Teams chat.

相手の言うことが聞き取れない場合
- 再度発言してもらいましょう。
- 英語フレーズ例：
  - Say that again please?
  - Sorry I could not hear you well – could you repeat?
  - OK, you said that xxxxx, but do you mean that …..?

相手の発言がわからないとき、100%完全に理解することが理想ですが、100%理解できなくても、ポイントをきちんと把握するほうが大事です。相手の長い発言を理解できないケースでは、今までの文脈から推測して「要するにこういうこと？」と聞き直すことです。それでOKならYesとなりますし、Noならその発言を改めて聞きます。

会議を終了するとき
- 参加者に質問があるかを聞き、なければ終了を明確に言います。
- 英語フレーズ例：
  - Those are the things I would like to discuss today. Does anyone have questions?
  - Any other topic we should discuss?
  - OK, let’s wrap up. I will send you meeting notes right after the meeting.

会議が長引いて時間が無くなった場合
- 時間内終了が理想ですが、もし参加者が次の予定を持たない場合は、5～10分程度の延長を聞いてみましょう。
- もし参加者が次の予定がある場合は、改めて会議を開催するか、メールでのフォローを決めます。これは議事録に書きます。
- 英語フレーズ例：
  - Time is up, but do we have another 15 minutes to discuss?
  - We are running out of time – let’s close the meeting, and continue discussion with email.