- 会議をすると、いつも時間がオーバーしてしまう。結局もう一度会議しなければならなくなる
- 会議でいろいろな話が出て、いつも時間が足りない。どうしたらうまく会議ができるのか
- 会議が長引いて、時間オーバーで結局何も決まらないことがある
このような悩みはお持ちですか？
あなたが主催する会議は長くなりがちですか？会議が長いと途中でダラけたり、決めたいことも決められないことありますよね。
長くなりがちな会議を時間内で済ませるコツはあるのでしょうか。今日はその辺を考えてみたいと思います。
会議を時間内で終わらせるには、以下の3つの考え方が大事です。
- 会議は「会議中」だけにあらず。会議は一連の手順で考える
- 会議中にうまく仕切る
- 最後は起案者の決断
本記事では、長くなりがちな会議を短時間で済ませて、かつ主催者の目的も達成するにはどうしたら良いか、について考察します。
なお、会議の進め方や開催方法などについては、「【外資系企業流】会議の主催方法・進め方・コツ」で詳しく解説していますので、そちらも併せてご覧ください。
会議は人の時間も使う
まずは「会議をやらずに済ませる」ことを考える
私は会議をやるときに、いつも思っていたことがあります。
それは、
「この会議、本当に必要だろうか？」
という自問です。
この問いに対して「No」であれば、会議の起案をやめます。その場合は、代わりにメールでのやりとりなどをしていました。
会議はやらないに越したことはないからです。
一番のネックは、参加者の時間調整が大変なことです。
ここで言う時間調整とは、「複数の会議出席者の空いている時間を確認して、会議の時間を確保する」ことです。
ヘタをすると皆の時間が合わずに会議が「二週間先」になることもザラです。
やむを得ず会議をやる場合に考えること
「その会議、本当に必要？」という問いに対して「Yes」の場合は、会議を起案します。
そのときに私が考えることは、
会議は30分でできるかな？
という点です。
30分あれば、議題が3～5項目くらいの議題であれば、十分に議論して結論まで行きます。「この会議は30分では足りないかも」というときは、45分にします。60分にしたこともありますが、これはよほどの議題がある場合です。
理由は、「皆忙しいから」。
会議をするときは、自分の時間だけでなく他人の時間も使うことを意識します。
そう意識するだけで、「ダラダラ長時間の会議をやる」ことに後ろめたさを感じるものです。
一連の会議手順が「実りのある会議」にするか否かの分かれ目に
会社ではいろいろなタイプの会議があります。
- 何かを決める会議
- ブレストのための会議
- 何かを報告する会議
- 定例会議
ここでは「何かを決める会議」を自分が起案するケースを考えてみます。
自分が開催する会議では「ダラダラと長い会議は絶対に避ける」ことを目標にします。
会議手順は以下となります。
- 議論内容を決める
- 参加者を決める
- 時間を決める
- 会議に招待する
- 会議する
- 会議後にフォローする
以下それぞれ見ていきましょう。
議論内容を決める
会議で決めたい項目を箇条書きします。参加メンバーの誰かにお願いする場合は、それもセットで考えておきます。
これがそのまま議題（アジェンダ）になります。
アジェンダを考えるときは、「この内容で30分で終わるのか？30分で終わりにするにはどうすれば良いか」も考えます。そうすることで、会議のシナリオも見えてきます。
参加者を決める
参加者は必要最低限にします。
だいたいは3～5名くらいです。
なぜなら、大勢いると
- 話が脱線することがあり、ダラダラ長時間の原因になる
- 中には一人で長々としゃべる人が出てくる
- 関係のない人がいたらお互いに無意味
ということが多いためです。
例えば、私はイベントを最初に企画するときは、法人営業のマネージャー、システムエンジニアのマネージャー、チャネル営業のマネージャーだけを招待しました。
このメンバーだけでも、例えばテーマ、ターゲット、セミナー内容、パートナー協業などを十分詰めることができます。
時間を決める
さきほど書いた通り、まずは「30分で済ませる」ことを考えます。
大量のアジェンダでない限り、3～5個の議題であれば、たいていの会議では30分で済むものです。
ただアジェンダにより、45分、60分になることもあります。
会議に招待する
事前に考えた「アジェンダ」とともに、参加者にメールで招待します。
そのときに気をつけるべきことがあります。
それは、「できれば相手の会議前後のスケジュールに余裕を持たせる」ということです。
会議の前後は30分以上、別スケジュールから空いているのが理想です。
会議への招待例
例えば午後2時から2時半まで会議を考えているとします。
もし参加者が午後2時半～3時まで別の会議がある場合、その人は私の会議後すぐに別会議に出なければなりません。
その場合は、午後1時半～2時までの会議に変えます。その人は、2時～2時半まで空白の時間ができ、時間的な余裕ができます。
よくあるのパターンが、例えば2時から会議を始める場合、参加者が直前の別会議に参加しているが長引いており、すぐに参加できない場合です。
会議前後のスケジュールに余裕があると、このような事態も避けられます。
もちろん複数人の参加が会議では普通ですから、全員のスケジュールが都合よく合うとは限りません。そのため、やむなく前後に余裕のない時間を設定することがあります。
しかしできれば、前後に余裕を持たせると良いでしょう。
会議する
会議の主催者として、アジェンダを見ながら議論を進めていきます。
時間内に終われば良いのですが、そうならないこともあります。
時間オーバーになるよくあるパターンは以下のような項目です。
- 話が横道にそれる
- 特定の議題で議論が長くなる
- 特定の人が長々としゃべる
- いろいろな意見が出て収拾がつかなくなる
そこで会議の起案者の登場です。
会議を能動的に仕切る
ここではうまく議論を仕切ります。
例えば話が脱線しそうになったときは、「それは今日の議題でないので別機会に話そう」として軌道修正します。
特定の人が長々としゃべりそうになったら、一旦遮断、話を要約して、それ以上しゃべらせないようにうまく誘導します。
特定の議論で長くなりそうなとき、またはいろいろな意見が出て収拾がつかなくなりそうなときは、主催者として「こうしよう」と決断します。
結局、「会議の起案者がどうしたいのか」が重要だからです。
もしその場でどうしても決断できなければ、その議題については「アクションアイテム」として会議後にフォローします。
会議後にフォローする
会議が終わったら、記憶が新鮮なうちにすみやかに議事録を参加者に送ります。
議事録には、「議論した内容と決定事項、アクションアイテム」を簡潔に書きます。
「何かを決定する会議」では、アクションアイテムがあるのが普通ですので、自分を含め各自しっかりとフォローしているかを見極めていく必要があります。
まとめ
会議をやるからには、成果を出しつつも、なるべく短時間で済ませたいものです。
これは起案者だけでなく参加者も同じ思いです。
会議を短くするのも長くするのも「主催者」次第、ということになります。
時間内に終わり成果を出すには「会議している最中」だけの話ではなく、アジェンダ検討から会議後のフォローまでの一連の手順をうまくコントロールするかにかかっています。
ではまた！
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